Retten til innsyn i offentlege saksdokument er regulert av offentleglova (allment innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Hovudregelen er at forvaltninga sine saksdokument er offentlege (Off.l). Nokre saksdokument skal eller kan unntakas offentlegheit med heimel i gjeldande lovverk. Arkivtenesta er delegert fullmakt til å gi publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i lovverket.

Allment innsyn

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisera den saka eller dei dokumenta vedkommande ynskjer innsyn i.

(Ullensvang herad publiserer offentleg journal men ikkje fulltekstdokument på Internett. Me i Ullensvang herad graderar dokumenta som om me skulle ha fulltekst innsyn og arkivtenesta gjer derfor ei førehandsgradering før publisering av offentleg journal. Det er ekstra viktig at ein er nøyaktig i vurdering av offentlegheit og nyttar rette og fullstendige lovheimlar slik at t.d. personopplysingar ikkje vert tilgjengeleg for publikum.)

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkelt førespurnad. Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsgradering. Dersom ein mottek ein førespurnad om innsyn i et dokument som i utgangspunktet er unnateke offentlegheit, skal ein gjere ei ny vurdering i høve meirinnsyn jf. Offentleglova § 11 i samarbeid med sakshandsamar av dokumenta.

Førespurnad om innsyn skal registrerast i postjournal og arkiverast. Personar som i samsvar med gjeldande føresegner får tilgang til opplysningar unnateke offentlegheit, skal skrive under på at dei er kjende med det ansvaret dette medfører. Innsyn i papirbaserte originaldokument skal berre skje under tilsyn, elles skal ein gje innsyn i kopiar eller elektroniske versjonar. Kostnader for kopiering av saksdokumenta er heimla i føresegna til offentleglova § 8. Tar her med eit utdrag av føresegna:

“Det kan krevjast betaling for innsyn i form av vanlege avskrifter, utskrifter eller kopiar til papir, og for utsendinga, når talet overstig hundre ark i A4-format i éi sak. I slike tilfelle kan organet krevje éi krone per ark utover hundre og betaling for kostnadene for heile utsendinga (porto)”

Arkivtenesta skal vurdere om dokument det er krevd innsyn i, inneheld opplysningar som ikkje er offentleg etter offentleglova. Dersom dette er tilfelle, må ein ta stilling til om ein kan gje innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal verta unnateke frå innsyn.(Off. § 12).

Me skal praktisera meiroffentlegheit i Ullensvang herad.

Det vil seie at ein skal vurdera om ein bør gi innsyn i heile eller delar av dokumentet sjølv om det kan unntakas etter lov. (Off. § 11). Ein skal ikkje vurdere meiroffentlegheit for opplysningar underlagt teieplikt.

Avslag på Krav om innsyn

Dersom det vert gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unnateke med heimel i lov skal det visast til den lovheimelen som gir grunnlag for avslaget jf. Off. § 31 (t.d. Forvaltningslova § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakas.

Partsinnsyn

Forvaltningslova regulerer retten til innsyn for ein part i ei sak. Ein part i ei sak er definert som ein person som ei avgjersle retter seg mot eller som saken elles direkte gjeld. (Fvl. § 2-e). Den som er part i ei sak der det vert gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjere seg kjend med dokumenta i saka. Hovudregelen er at ein part i ei sak har rett til innsyn i saksdokumenta (Fvl.§ 18, 1. ledd).

Unntak frå partsinnsyn

Ein må ha lovheimel for å nekta ein part rett til innsyn. Dette står omtala i Forvaltningslova.

§ 18 a.(dokument utarbeidd for eigen for egen saksførebuing).

§ 18 b.(dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga).

§ 18 d.(innsyn i interne dokument hjå kommunar og fylkeskommunar).

§ 19.(innskrenka tilgang til visse opplysningar).

I Fvl.§ 20 er det reglar for korleis dokumenta skal gjeras tilgjengelege for parten og

dersom parten vert nekta innsyn kan vedkommande klaga etter reglar i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar

Førespurnad om innsyn i personopplysningar er regulert av personopplysningslova.

Førespurnaden skal ikkje forvaltast av arkivtenesta

Det er leiar for den aktuelle tenesteeininga som skal forvalte innsynskrav i tråd med personopplysningslova med føresegner.

Monica Hagen Hereid

Arkivleiar