Verkeområde

Retningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Ullensvang herad og som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon meiner ein bruk av t.d. e.post, skjema, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Heimelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker. (Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur. ( E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltninga.(eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Ullensvang herad

Alle som vender seg til Ullensvang herad kan nytta elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her.

1.      E.post

E-post til kommunen skal sendast til sentral e-post adresse. Adressa til sentralt e-postmottak er:

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.

Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå heradet, uavhengig av kva for elektronisk adresse som nyttast ved utsending.

I dei tilfelle elektronisk post skal kunne sendast direkte til einskildpersonar sine adresser skal dette avtalast spesielt.

Gjeldande rutinar for journalføring av elektronisk post i Ullensvang herad skal fylgjast.

2.      Søknadsskjema

Ullensvang herad har lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på ein del standard søknadsskjema som du finn på heimesida: Ullensvang herad skjema og skjemaportal

Nokon av skjemaa må ein skriva ut og senda som e.post til heradet og nokon ligg på Ullensvang herad sin skjemaportal https://e-skjema.no/ullensvang/

Gjeldande rutinar for journalføring av e.post og skjema frå skjemamottak i Ullensvang herad skal nyttast.

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk kommunikasjon skal avsendar identifisera seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal verta handsama.

I einskilde saker kan Ullensvang herad be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter, eller stilla krav om at tryggleiks-tenester/produkt skal takast i bruk, dersom dette er vesentleg for handtering av førespurnaden.

Fylgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Ullensvang herad med mindre det er nytta tryggleiks-tenester/produkt. som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urett messig innsyn:

• Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglova og forvaltningslova
• Personopplysningar unntatt offentlegheit med heimel i lov

Høve til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom nokon misbrukar tilgangen til å bruka elektronisk kommunikasjon med heradet, kan ein nekta vedkommande heilt eller delvis å bruka slik kommunikasjon i framtida.

Heradet skal sende ut varsel med ein frist for å uttala seg i saka før ein nektar nokon å nytta elektronisk kommunikasjon.

Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan heradet nekta tilgang straks.

Stadfesting av mottak

Når ein mottek elektronisk post som fører til sakshandsaming vert det automatisk sendt melding frå postmottaket og skjemamottaket på motteke post.

Dersom heradet mottek elektronisk post som skulle ha vert sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må heradet informera avsendaren om dette, og om mogleg vise vedkommande til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottek heradet elektronisk post med andre feil eller manglar må heradet informera avsendaren om dette før sakshandsaming tek til.

Melding om og tilgjengeliggjering av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom innsynsparten har godteke dette og oppgitt den elektroniske adressa heradet skal nytta.

Vedtaket skal gjerast tilgjengeleg frå eigna informasjonssystem og risiko for at uvedkommande skal få innsyn skal vere tilfredsstilande ivareteke.

Klage

Klage over einskildvedtak kan framsettast i elektronisk form til heradet si e.postadresse: postmottak@ullensvang.herad.no. Klage som inneheld ikkje offentlege opplysingar bør vurderast om det heller skal sendast i form av brev.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast heradet elektronisk. Om heradet har dokumenta som vert etterspurt elektronisk, kan heradet senda dette i elektronisk form om den som krev innsyn samtykkjer eller ber om det. Ved slik oversending må risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument vera tilfredsstillande førebygd.

Dersom den som krev innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysningar som er naudsynte for å stadfeste signaturen utleverast saman med dokumentet.

Heradet skal legga til rette for at dokumenta kan leggjast fram slik at innhaldet kan dokumenterast for ein tredjepart.

Monica Hagen Hereid

Arkivleiar