Verkeområde
Retningslinene gjeld for alle typar system som det vert produsert eller skanna dokument i for seinare avlevering til depot.
Heimelsgrunnlag
Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter (arkivlova)
Forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskrifta)
Forskrift av 01.12.99 nr. 1566 Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. IX)
Konvertering til godkjent Arkivformat
I Ullensvang herad skal elektronisk produsert eller skanna dokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren.
Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast:
| Dokumenttype
|
Prod.format
|
Arkivformat
|
Tidspunk for konvertering
|
| Eigenproduserte dokument: Utgåande brev Interne notat Sakspapir
|
Word Word Word
|
PDF-A PDF-A PDF-A
|
Ved journalføring av dokumentet Ved journalføring av dokumentet Ved journalføring av dokumentet
|
| Skanna dokument
|
PDF-A
|
PDF-A
|
Ved journalføring av dokumentet
|
| E-post
|
RTF
|
RA-PDF
|
Ved journalføring av dokumentet
|
Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar
Systemansvarleg
Systemansvarleg har alle rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.
Systemansvarleg har alle rettar til å gjera endringar inne i systemet.
| System
|
Systemansvarleg
|
| Acos Websak basis
|
Eir Skeie Sandstå
|
| Acos Cosdok
|
Ingvild Sperrevik
|
| Acos sosial
|
Ingvild Sperrevik og Kjellrun Tveisme
|
Arkivleiar
Systemansvarlege har rolle 1 som arkivansvarleg i systema. Det er eigen pålogging for når ein skal gjera systemendringar som arkivleiarane har tilgang til.(Websak).
Arkivleiar er såleis dei same personane som er systemansvarleg.
Arkivleiar har alle rettar knytt til funksjonane for arkivering i systemet.
Arkivleiar skal i tråd med dette:
- Ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørga forvedlikehald og oppdatering av denne.
- Fylgje opp sakshandsamarane og sikra seg at dei har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.
Arkivpersonale
- Registrera utval og medlemar.
- Alle rettar knytt til registrering og arkivering i systemet.
Saksfordelar / leiarar
- Kan autorisera sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodane som vedkommande sjølv er autorisert for.
- Kan fordela saker og journalpostar i avdelinga.
- Har tilgang til å oppretta saker og journalpostar på si avdeling.
Sakshandsamar
- Tilgang til å oppretta saker og journalpostar der vedkommande sjølv er saksansvarleg.
- Tilgang til å klassera eigne saker.
- Tilgang til å avskriva i eigne saker.
- Tilgang til å oppretta utvalssaker og registrera utvalshandsaming av eigne saker.
Utvalssekretærar
- Har tilgang til å registrera utval og medlemar.
- Har tilgang til møtehandsaming for dei gitte møta utvalssekretæren har ansvar for.
