Utskriftsvennlig versjon

Rutine - Utilgjengeleg system

Rutine ved utilgjengeleg elektronisk system

 

Kort periode

Dersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dagar) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle høve. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste.

  

Lengre periode:

(Rutina under er og omtala i rutinar for arkivarar side 29):

 

9 RUTINE VED UTILGJENGELEG SYSTEM

Om journalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet setje i

verk fylgjande rutine:

 

9.1 FØRING AV MELLOMBELS JOURNAL

Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld

opplysningar i høve til arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring finn ein i

Sakarkivet arkivkode 051 i sak 13/575 dokument 85 og på www.arkivplan.no

Under Rutinar for arkivarar.

 

9.2 HANDSAMING AV INNKOMNE OG INTERNE DOKUMENT

Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse

papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen vert lagra i

eigen bunke hjå arkivet inntil systemet er tilgjengeleg og dokumentet kan registrerast og

skannast i Websak.

Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordelte til

leiaren/sakshandsamaren.

Når systemet er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i Websak på grunnlag av den

mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og dokumentnummer samt

sakshandsamar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og journalført slik at

sakshandsamaren kan kassera kopiane. Er det påført merknader, må dei leggjast inn i Websak

under merknader til journalposten, og avskriv dei dokument så må det leggast inn

avskrivingsopplysningar.

 

9.3 HANDSAMING AV UTGÅANDE DOKUMENT

Sakshandsamaren produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna

høveleg system. Er det straumbrot, så må ein skriva vanlege manuelle brev.

Arkivkopi og kopi til kopibok av det utgåande dokumentet vert lagt i hyllene slik rutina er i

dag. I tillegg skal sakshandsamar om ein har nytta elektronisk system, sende det elektroniske

dokumentet på e.post til arkivleiar om dette er mogeleg.

Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen, og legg dei i eigen

bunke for skanning når systemet er tilgjengeleg.

Når systemet er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i Websak på grunnlag av

tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse papirjournalen.

Dokumenta vert knytt til det elektroniske arkivet ved å arkivera dei elektroniske filene ein har

fått eller ved å skanna dei utgåande dokumenta.

 

Monica Hagen Hereid

Arkivleiar

Laster...