Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar

Organisering av oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar i felles sak/arkiv system WebSak

 Arkivtenesta har ansvar for å;

  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post. Dokument status M
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • førehands gradera saker som vert oppretta i høve offentlegheitsvurdering
  • journalføra eigenproduserte dokument. (S)Sakspapir og interne notat (N og X notat)
  • journalføra e.post som vert registrert i sakshandsamarsystemet. Inngåande og utgåande e.postar
  • arkivera fysisk dokument
  • kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt på utgåande dokument
  • skanna dokument til utgåande brev om dei manglar
  • skriva ut vedlegg som ikkje ligg til arkiv, men som ligg elektronisk
  • setta status J på utgåande dokument for Journalført
  • setta kopi av utgåande brev i perm for kopibok
  • frankera utgåande post
  • avslutta arkivsaker etter ynskje frå sakshandsamar
  • kvalitetssikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
  • betena utlån frå arkiv
  • gå gjennom postjournal før utlegging på heimesida under innsyn

 

Sakshandsamar har ansvar for å;

  • Levera personleg adressert post , papirdokument til sentralarkiv for journalføring.
  • Registrera e. post i sakshandsamarsystemet som kjem direkte til sakshandsamar si e.post adresse.
  • Kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
  • Ha oversikt over kva saker som ein har ansvaret for ved hjelp av saksbehandlingssystemet/fagsystem
  • All dokumentproduksjon i WebSak / evt. i fagsystem
  • Avskriva restanse på inngåande og interne dokument som er handsama.
  • Skriva ut vedtaksbrev etter at vedtak er fatta i utval.
  • Sjekka at status for vedtaks oppfylging på sakspapira er korrekt til ei kvar tid Koda dei til kode 60 ved oppfylgt vedtak.
  • Levere 2 fysiske kopiar til sentralarkivet av alle utgåande dokument. 1 eksemplar til kopibok og eit eksemplar med alle vedlegg til arkivet.
  • Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leggast ned til sentralarkiv for frankering.
  • Be om å få avslutta arkivsak etter kvart som dei er ferdig handsama.
  • Ha kontroll over arbeidsbordet i sak/arkivsystemet Websak til ei kvar tid.
  • Retta opp i feilregistreringar, feil graderingar og liknande som arkivpersonalet har gjort.

Leiar har ansvar for å;

  • Fylgja opp sakshandsamarane fagleg og rettleia dei på best mogeleg måte og sjå til at vedtekne sakshandsamingsrutinar vert fylgde.
  • sjå til at restanselister vert fylgde opp av sakshandsamarar
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaminga vert ivareteken.
  • ha rutine for å nytta "stedfortredar"-funksjon
Laster...