Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar

Organisering av oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar i felles sak/arkiv system WebSak

Arkivtenesta har ansvar for å;

  • opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post. Dokument status M
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • Førehands gradera saker som vert oppretta i høve offentlegheitsvurdering.
  • journalføra eigenproduserte dokument. (S)Sakspapir og interne notat (N og X notat)
  • Journalføra e.post som vert registrert i sakshandsamarsystemet. Inngåande og utgåande e.postar.
  • arkivera.
  • kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt på utgåande dokument.
  • Skanna dokument til utgåande brev om dei manglar
  • Skriva ut vedlegg som ikkje ligg til arkiv, men som ligg elektronisk
  • Setta status J på utgåande dokument for Journalført
  • Setta kopi av utgåande brev i perm for kopibok
  • frankera utgåande post.
  • Avslutta arkivsaker etter ynskje frå sakshandsamar
  • kvalitetssikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv.
  • betena utlån frå arkiv.
  • Gå gjennom postjournal før utlegging på heimesida under innsyn

Sakshandsamar har ansvar for å;

  • Levera personleg adressert post , papirdokument eller telefaks, til sentralarkiv for journalføring.
  • Registrera e. post i sakshandsamarsystemet som kjem direkte til sakshandsamar si e.post adresse.
  • Kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
  • Ha oversikt over kva saker som ein har ansvaret for ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
  • All dokumentproduksjon i WebSak.
  • Avskriva restanse på inngåande og interne dokument som er handsama.
  • Skriva ut vedtaksbrev etter at vedtak er fatta i utval.
  • Sjekka at status for vedtaks oppfylging på sakspapira er korrekt til ei kvar tid Koda dei til kode 60 ved oppfylgt vedtak.
  • Levere 2 fysiske kopiar til sentralarkivet av alle utgåande dokument. 1 eksemplar til kopibok og eit eksemplar med alle vedlegg til arkivet.
  • Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leggast ned til sentralarkiv for frankering.
  • Be om å få avslutta arkivsak etter kvart som dei er ferdig handsama.
  • Ha kontroll over arbeidsbordet i sak/arkivsystemet Websak til ei kvar tid.
  • Retta opp i feilregistreringar, feil graderingar og liknande som arkivpersonalet har gjort.

Leiar har ansvar for å;

  • Fylgja opp sakshandsamarane fagleg og rettleia dei på best mogeleg måte.
  • at restanselister vert fylgde opp av sakshandsamarar
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaminga vert ivareteken.
Laster...