Utskriftsvennlig versjon

Skrivereglar for Websak

Skrivereglar for bruk i Websak

Det me skriv er ein viktig del av vårt ansikt til
publikum. Mottakar får ei oppfatning av heradet når me sender ut eit brev, ei
brosjyre eller eit anna dokument i skriftleg form. Ullensvang herad har vedteken
eigen målbruksplan .

Det er av den grunn naudsynt med like skrivereglar for heradstilsette. Det kan hjelpa oss til å gje publikum eit klart og ryddig bilete av eit herad som er konsekvent i sin kontakt med omverda.

Ullensvang herad sine malar skal vera like i utforming, og like malar skal ha lik utsjånad. Dette er meint som ei rettleiing i korleis heradet sine skrivne og trykte dokument skal vera utforma når det gjeld språk, redigering og utsjånad.

 Dei retningslinjer som vert sett skal fylgjast.

Utfylling av registreringsbilete i sakshandsamarsystemet Websak.

  • Alle registreringsbilete skal fyllas ut med fyrste bokstav stor og resten små bokstavar. Informasjonen vert overført likt til mal i Microsoft Word.
  • Det skal ikkje vera punktum men bindestrek for skilja i sakstittel / dokumenttittel.
  • Punktum og komma skal ikkje brukast utan at det er naturleg for sak og dokumenttittel.
  • Ved skriving av Gards- og bruksnummer skal ein nytta: Gnr. xxx, bnr. - xxx.

 Skrifttypar.

Alle registreringsbilete og malar i Websak har førehandsdefinert skrifttype og storleik. Desse skal ikkje endrast.

  • Skrifttype Times New Roman og font 12 skal nyttas i Ullensvang herad.
  • Avsnitt skal skiljast med linjeskift.

 Korleis skal ein sakstittel/dokumenttittel i Websak leggast inn:

  • Sakstittel/dokumenttittel skal vera ein samla tittel for saks-/dokumentinnhaldet og på nynorsk.
  • e.postar som vert importert skal ikkje innehalda sv - vs i dokumenttittel.

 Offentleg:

  • Kor – kva er hovudregel, der det ikkje er naturleg med kor, blir det berre kva.
  • Det vil seia: Kor = Gnr og bnr. – stad – kva det gjeld - Namnet til søkjar
  • Kva = kva det gjeld til dømes: Oppføring av naust, Tilskot til.... mfl.

 Ikkje offentleg

  • Ved saker som ikkje er offentlege skal tittelen vera nøytral, det vil seie at tittelen skal ikkje innehalda      opplysningar som ikkje er offentlege
  • sakstittel/dokumenttittel 1 skal ikkje innehalda namn og personnummer
  • sakstittel/ dokumenttittel 2 kan nyttast til namn og personnummer dersom sakstittel eller dokumenttittel er skjerma med gradering/ikkje offentleg.
  • Dato i sakstittel skal skrivas slik:  211108

 Avsendar/mottakar:

  • Avsendar/mottakar skal vera vedkommande instans/person og ikkje e-postadressa.
  • Personnamn skal skrivast med førenamn,etternamn
  • Firmanamn skal skrivast inn slik som det er. Døme: Acos AS
  • Att: Skal skrivast i feltet att. døme: Petter Olsen
  • E-postadressa vert kopiert til e-post adressefeltet

 

Generelle reglar for oppretting av arkivsak i ulike arkivdelar

Arkivdel

Ordningsprinsipp

Primært

Ordningsprinsipp

Sekundært

Heimel /

Gradering

Sakstittel

PA

Personal

Alfabetisk

Etternamn

NKS

046

P3/§23

1. Personalmappe

2. Etternamn, fornamn – ddmmåå

ELA

Elevarkiv

Alfabetisk

Etternamn

NKS

213

E3/§13

1.Spesialundervisning

2.Etternamn, fornamn - ddmmåå

ELA

Elevarkiv

Alfabetisk

Etternamn

NKS

212

E3/§13

1.Elevmappe

2. Etternamn, fornamn - ddmmåå

Barn

Barnehage /SFO barn

Alfabetisk

Etternamn

NKS

212

U2/§13

1.Barnehage / SFO

2. Etternamn, fornamn – ddmmåå

Gard

Gardsarkiv

Gnr/Bnr

t.d. 47/1

NKS

600 - serien

Etter vurdering

1.Gnr, bnr. – stad – kva saka gjeld

2.

EA

Eigedomsarkiv

Gnr/Bnr

t.d. 47/1

NKS

500 – serien

Etter vurdering

1.Gnr, bnr. – stad – kva saka gjeld

2.

Btils

Branntilsyn

Gnr/Bnr

t.d. 47/1

NKS

556.1

 

1.Gnr, bnr – branntilsyn - (kva/kven)

SA

Sakarkiv

NKS

0-860

   

Etter vurdering

Samla tittel for saksinnhaldet

Kva saka gjeld - Sjå eigne sak- og registreringsreglar.

 Vedlegg:

Vedlegg skal ha eigen tittel som skal vera kort og beskrivande.

 

 Avkortingar

 Hovudregel:

Avkortingar skal ikkje nyttast når det ikkje er naudsynt, eller når det kan føra til tvil eller

mistydingar.

 Avkortingar som kan verta brukt:

adr. - adresse

bl.a. - blant anna, blant andre

Gnr. - gardsnummer

bnr. - bruksnummer

ca - cirka

cm - centimeter

d.d. - dags dato

dm - desimeter

d.m. - denne månad

d.s. - det/den same

då. - dette år

edb/EDB - elektronisk databehandling

e.l. - eller liknande

etc. - et cetera, og så vidare

evt. - eventuelt

t.d. - til dømes

f.o.m. - frå og med

f.t. - for tida

f.å. - førre år

inkl. - inklusiv

jnr. - journalnummer

kr - krone(er)

lnr. - løpenummer

m - meter

mfl. - med fleire

m.m. - med meir

mv. - med vidare

nr. - nummer

off. - offentleg, offisiell

o.l. - og liknande

osv. - og så vidare

ref. - referanse, referert

sign. - signatur, signert

tlf. - telefon

t.o.m. - til og med

vedk. – vedkjem (Bruk heller ordet «om»)

Jf. - jamfør

Politiske parti/grupper

  • SP – Senterpartiet
  • AP - Arbeidarpartiet
  • H – Høgre
  • V - Venstre
  • SV – Sosialistisk venstreparti
  • KRF – Kristelig folkeparti
  • FRP - Framstegspartiet
Laster...